Vraaggericht, open en actief? Duidelijke taal!

Opdracht voor
Een middelgrote gemeente in Nederland

Doelstellingen
Het doel van het project was het verbeteren van de kwaliteit van de interne en externe schriftelijke communicatie van de gemeente. Dit betekent dat de (beleids)medewerkers van de gemeente na het traject, collegevoorstellen, raadsvoorstellen, beleidsnotities en brieven schrijven die klantgericht, open, actief geschreven, helder opgebouwd en plezierig leesbaar zijn.

Projectaanpak
Als eerste stap heeft Vergouwen Overduin samen met de communicatieadviseur van de gemeente een visie op tekstkwaliteit ontwikkeld. Deze visie heeft Vergouwen Overduin vervolgens vastgelegd in:

• Een afsprakenboek; een beknopt boekwerkje met richtlijnen voor heldere rapportages en aanwijzingen, tips en trucs voor het opstellen van die rapportages.
  
• Een taalkaart; de belangrijkste afspraken en richtlijnen uit het afsprakenboek op een rijtje.
  
• Een checklist voor rapportages en een checklist voor brieven; met deze checklists kan de schrijver controleren of zijn teksten aan de gemaakte afspraken voldoen. Het management kan de checklists gebruiken om de kwaliteit van de teksten te beoordelen.

De tweede stap was een workshop voor het management van de gemeente. Doel: kennismaken met de kwaliteitseisen en goedkeuring van deze eisen. Hierna werden de afspraken ter goedkeuring voorgelegd aan het college.

De derde stap was training van alle medewerkers.

De laatste stap was evaluatie en borging. Twee maatregelen voor borging:

• Een taalteam dat controleert, stimuleert en motiveert;
  
• Feedback op elkaars teksten vanuit de gezamenlijke visie en richtlijnen.

Projectleden
Het projectteam van de gemeente, bestaande uit:

• Een manager
  
• De communicatie-adviseur
  
• De projectleider cultuurverandering

Van Vergouwen Overduin:

• Nathalie Hoek
  
• Marlies Wopereis
  
• John Wiering

Effect
Er is bij de gemeente een gezamenlijke visie op tekstkwaliteit die heeft geleid tot een andere schrijfcultuur: De ambtenaren zijn enthousiast over de nieuwe aanpak. Zo vinden ze de richtlijnen veel zekerheid bieden bij het schrijven. Maar ook de nieuwe teksten zelf worden door de ambtenaren als motiverend ervaren; één van de deelnemers aan een training merkte op: “Waarom heb ik zelf nooit bedacht dat we met onze brieven ook contact kunnen maken met de burger. Wat een simpele maar geweldige ontdekking!”